Japan Seminar & Campus Event Coordination
东京宣讲・校园活动策划与执行
想在东京举办一场 seminar、information session、workshop、career event 或 campus event，却没有日本当地团队？
很多海外机构真正遇到的问题，并不是“没有活动想法”，而是：
不知道东京哪里适合举办活动；
不知道应该如何与日本当地大学、机构或场地方沟通；
没有日文宣传材料；
也没有人在日本负责场地、资料和活动当天的协调。
Tokyo Asabana｜东京朝花可为海外教育机构、企业、国际组织及专业机构提供 Japan-side Event Coordination。
从最初的 idea，到活动真正落地东京，我们可以根据项目需要提供不同阶段的支持。
From Idea to Event｜从一个想法，到真正落地东京
活动并不是订一个会议室就结束了。
一个真正可以执行的 Tokyo Event，通常需要经历：
Planning → Venue → Materials → Outreach → Coordination → Event
Tokyo Asabana 可以根据您的项目目标、受众、规模和预算，协助完成其中部分或完整环节。
Event Planning｜活动企划
如果您已经有一个大致想法，但还没有完整方案，我们可以协助整理活动框架。
例如：
教育机构希望在东京举办学校说明会；
海外企业希望面向日本学生或专业人士介绍业务；
国际机构希望举办交流会或研讨会；
招聘及人才机构希望开展 Career Seminar；
海外组织希望通过一场线下活动测试日本市场。
我们可以根据目标人群和项目内容，协助设计活动主题、形式、流程以及 Japan-side execution plan。
Venue Coordination｜东京场地协调
东京拥有大量会议室、seminar rooms、conference venues、event spaces 以及大学相关设施，但不同场地的申请资格、使用目的和流程并不相同。
Tokyo Asabana 可根据活动性质，协助：
- 寻找适合的东京活动场地
- 查询场地条件、费用及空档
- 与场地方进行日语沟通
- 协助使用申请及预约流程
- 协调大学及大学相关设施
- 确认活动当天所需设备及基本安排
如活动内容、申请资格及相关设施规定允许，也可协助查询并推进 东京大学等东京高校相关设施 的使用申请。
※ Venue availability and approval are determined by each university or facility. Tokyo Asabana does not guarantee access to any specific university or venue.
Campus & University-related Events｜校园及大学相关活动
对于与教育、国际交流、职业发展及学术交流相关的活动，我们也可根据项目情况协助开展 Campus Outreach。
例如：
University Information Session
海外大学、教育机构面向日本学生进行学校及项目介绍。
Study Abroad Seminar
海外留学、交换项目及国际教育说明会。
Career Seminar
面向学生、毕业生或国际人才的职业讲座及企业说明会。
International Exchange Event
大学、协会、研究机构及国际组织之间的小型交流活动。
Workshop / Academic Seminar
专业讲座、Workshop、研究交流及主题研讨活动。
具体能否进入某所大学或面向特定校园群体开展活动，将根据大学规定、合作关系、活动性质及审批情况确认。
Presentation & Event Materials｜宣讲及活动材料制作
一场活动是否专业，很多时候从第一张海报就已经开始了。
Tokyo Asabana 可以根据项目需要协助制作：
Presentation Slides / 宣讲PPT
Event Poster / 活动海报
Event Introduction / 活动介绍
Invitation / 邀请资料
Participant Guide / 参加者资料
Social Media Materials / SNS宣传内容
Chinese / Japanese / English Materials / 中日英多语言资料
对于已有海外资料的机构，我们也可以根据日本市场的阅读习惯和沟通方式进行 Localization，而不只是简单翻译。
Japan-side Local Coordination｜日本当地协调
对于没有日本办公室的海外机构而言，最麻烦的往往不是战略，而是：
Who will actually handle things in Japan?
Tokyo Asabana 可以根据项目范围担任 Japan-side Coordinator，协助海外团队与日本当地的场地、机构及相关人员进行沟通。
活动前可协助资料准备、时间安排及现场确认。
活动当天，也可根据项目需要提供东京当地的 coordination support。
Who Is This For?｜适合哪些机构？
本服务尤其适合：
Overseas Universities & Schools
希望在日本举办招生、留学及项目说明会的海外院校。
Education Companies & Platforms
希望接触日本学生或扩大日本市场的教育机构及学习平台。
Recruitment & Career Organizations
希望举办企业说明会、Career Seminar 或国际人才活动的招聘及职业机构。
International Associations & Professional Organizations
希望在东京举办交流会、Workshop、研讨会及专业活动的协会与组织。
Overseas Companies Entering Japan
希望通过小型线下活动测试日本市场、介绍服务或建立本地网络的海外企业。
Research & Academic Organizations
需要举办学术交流、专业讲座或小型论坛的研究及专业机构。
You Don’t Need a Japan Office to Hold an Event in Japan
您不一定需要先成立日本法人、组建完整日本团队，才能在东京举行一场活动。
有时候，一个项目真正缺少的，只是一个能够在日本当地把事情连接起来的人。
Tokyo Asabana 希望提供的，正是这一部分。
Overseas Idea
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Japan-side Planning
↓
Venue & Local Coordination
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Materials & Outreach
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Event in Tokyo
让一个海外项目，从屏幕里的 idea，真正变成东京的一场活动。
Service Scope & Pricing｜服务范围与费用
本服务为 project-based service｜项目制服务。
费用将根据以下因素单独报价：
活动规模、场地类型、活动时间、企划复杂度、所需材料、语言、参与机构数量、现场支持需求以及外部成本等。
场地费、设备费、印刷费、交通费及其他第三方费用，如有，将根据项目另行确认。
Tokyo Asabana does not guarantee participant numbers, university approval, attendance, business outcomes or sales results.
Let’s Bring Your Event to Tokyo.
如果您正在考虑在东京举办：
Seminar / Information Session / Workshop / Campus Event / Career Event / International Exchange Event
欢迎将活动概要、目标受众、预计时间及规模发送给 Tokyo Asabana。
我们会根据项目内容确认是否可以提供支持，并提出适合的 Japan-side coordination scope。
Tokyo Asabana｜东京朝花
拓宽你的视野，点亮你的全局。